Office 365 Advanced eDiscovery (Equivio)

Office 365からE5プランが提供されました。Advanced Threat Protection（標的型メールへの対策機能）など、わりとわかりやすい機能もありますが、ちょっとよくわからないものも含まれていますので、少しずつ整理していきたいと思います。

まずはOffice 365 Advanced eDiscoveryについてちょっと調べてみたので、下記に内容をまとめてみます。基本的には下記のブログを参考にしています。

Title: Analyze Office 365 data with Equivio Zoom

URL: https://blogs.office.com/2015/05/21/analyze-office-365-data-with-equivio-zoom/

※なお、下記にスクリーンショットを引用してコメントを記載していますが、おそらくOffice 365では画面に変更が加わっています。（スクリーンショットは買収前の製品のものになるかと思います。）

【対象となるワークロード】

• Exchange Online
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Skype for Business

【これによりできること】

①社内に蓄積された情報（ドキュメントとかメールとか）のレビューに関して、よりスピーディに対応できる

これを実現するために、以下の2つがキーワードとして挙げられています。

"Near-Duplicate Detection"
複数のドキュメントの間にある関係性（≒類似性）の情報を提供する。

"Thread Analysis"

メールがスレッドに含まれるかどうかを分析し、必要な確認できるようにする。

上記により、整理されたデータについては、他のeDiscoveryツールに（上記の情報を含めて）引き渡すことができるようです。

②eDiscovery対応の対象となるデータを絞ることで、管理者の負荷を減らす

ここでのキーワードは "Relevance" となっています。具体的には、管理者が探したい情報に関して、各ドキュメントがどのくらい適正なのか（≒探したい情報に対してどのくらいヒットするものなのか）を分析します。これにより、以下のことが実現できるようになります。

• 管理者が目的に対して、より適切なデータを集めることができる
• ピックアップしたデータをレビューする際にプライオリティをつけることができる

※実際にはいくつかのデータについて管理者がRelevanceのレベルを設定してあげることで、機械学習により、トータルデータの分析を行う。

③社内に脈絡なく溜められたデータをカテゴライズし、構造化することができる

ここでのキーワードは "Themes" となっており、簡単に言うと、『関連するドキュメントをグルーピングする』ということになるかと思います。これにより以下が実現できるようになります。

• グルーピングされた情報について、それらの含む主要なトピックスを判断できる
• グルーピングされた情報から、より詳細な情報を分析するためにドリルダウンしていける
• ターゲットのグループに関連性のあるドキュメントを見つけることができる
• 情報がグルーピングされることで、直感的に必要なデータセットを探せる

 

【考察・思ったこと】

単なるキーワードの検索ではなく、"傾向分析した結果" としてのアウトプットとなるため、精度が高い結果を絞って出せます。これにより、裁判所等に提出する前に精査を行っている人（弁護士が多い？）の業務負荷を下げることができるようになることが予想されます。（もちろんアウトソースしている場合にはコスト削減にもなります。）

単体の製品でも『データを削除/改竄できないようにロックし、抽出する』という基本的な機能は実装されていることが多いです。ただ、最近下記のような状況になっており、これらの機能だけでは実質的に十分ではないと考えられるようになってきています。

• WWにわたるeDiscovery対応が必要になるケースが増えている。
• 訴訟によっては対象データが広範囲にわたるため、弁護士などの対応者がかかりきりになる時間が増えてしまっている。これにより『作業コストおよび費用が増大してしまう』『データを提出するまでの時間がかかりすぎてしまう』などの問題が発生している。
• ・制裁金が経営上の大きなリスクになるため、eDiscovery対応の重要度が増している。

なかなか予算をこちらにガッツリ振り向けるというのは難しいのが実情ですが、コンプライアンスに関する問題もニュースとして幅広く取り上げられるようになってきていますので、考えていかなくてはいけませんね。

eDiscoveryそのものについては下記のサイトに非常によくまとめられています。
Title: e-Discoveryとは何か？ 日本企業が備えるべきデータマネジメントの基本と留意点

URL: http://www.sbbit.jp/article/cont1/28807?page=2

従業員の生産性向上

野村総研の報告によると、今後10年～20年の間で日本の労働人口の49%の仕事がAI/ロボットに置き換えられるということです。

【労働人口の49％が人工知能やロボットで代替可能に】
http://www.newsalt.jp/science/労働人口の49％が人工知能やロボットで代替可能に

お客様とお話をしていると、「うちの会社の従業員はそんなにパソコンを使いこなせないから新しいシステム/機能はいらない」というような話をよく聞きます。労働力不足に関するニュースはよく報道されていますが、今後、AI/ロボットがその穴を埋めていくことは間違いありません。そんな状況を迎えていくにあたり、やはり今いる従業員（ひと）にしかできない価値のある仕事をするために個人のスキルアップをさせていくような仕組み作りが必要だと思います。

スキルといっても業種/職種によって様々ですが、組織の基盤をしっかりとしたものにする意味でも個々のITスキルを向上させるような取り組みをしていきませんか？

海外企業の買収とITシステム

今後、海外の企業を買収していく代表格として、製薬業界/製紙業界があると思います。

製薬業界
政府が、国内での後発薬普及率を2020年までに80%にすることを目標にしており（現状は約47%）、製薬会社は新薬開発を得意とする海外企業の買収を進めている。

【国内医薬品メーカーの海外進出について】
http://www.pharmacy-investigation.info/medicine/pharmaceutical-industry/overseas.html

製紙業界
国内での需要減の対策として、主に東アジア/東南アジアに対して、現地の企業を買収し、おむつなどの生活用品の販売を拡大している。

【製紙大手に危機感…海外展開に活路　得意分野で各社攻勢】
http://www.sankeibiz.jp/business/news/131008/bsc1310080501000-n1.htm

これまで、日本国内のグローバル企業はそのほとんどがガッチリとITシステムを構築し、カチカチに保守運用してきました。それが日本人の気質に合っていたという部分も大きかったと思います。

ただ、今後は海外の企業/ユーザーも同一の環境に巻き取っていかなくてはなりません。その場合、システムに関する考え方やポリシーでの縛り方に大きな違いがあることも多く、もちろん一定のセキュリティを確保した上での話にはなりますが、"譲れるところ" に対してはある程度の自由度を持たせ、柔軟に対応していくことが大切になります。（全部が全部、これまでの日本のやり方を踏襲していこうとしていたら、お金がいくらあっても足りないだけではなく、システムが事業のスピードを阻害しかねません。）

まだまだクラウドサービス（特にSaaS）に対して、抵抗があるお客様が多いですが、この傾向はどんどん進んでいくことになると思います。

企業の統廃合が進んでいます。

最近、企業の統廃合の話がよくニュースになっていますね。代表的なのはJX/東燃ゼネラルの件でしょうか。

【JXと東燃ゼネ､経営統合後に待ち受ける難題】
http://toyokeizai.net/articles/-/95218

東芝/富士通/VAIOのパソコンの事業の統合の件もニュースになっていましたが、共通するのは内需の縮小ということですね。今までは黙っていても（当然そこにはいろんな努力がありますが）売れていたものが、少子化の進行による人口減少だったり、生活スタイルの変化（エコカーとかそもそも車に乗らなくなった、とか）だったりで、思うように売れなくなっています。

【東芝、富士通、VAIOがPC事業を統合？ 各社の思惑と統合のメリットを解説】
http://trendy.nikkeibp.co.jp/atcl/pickup/15/1003590/120400044/?rt=nocnt

そのため、できるだけ会社の規模を大きくすることで、調達交渉をしやすくするなどして、自分達が戦いやすいようにするわけですが、トータルで売れる数は足し算で大きくなるものの、いきなり売れまくるようにはならないわけで（時代の流れを考えても、これまでの主要事業が右肩上がりで成長を続ける、というのは難しい気がします）、どんどん新しいことをやっていかなければいけないし、広く海外に出て行かないといけない、ということになります。

事業の方向性はもちろんですが、そもそもの社風もコンサバそうですし（→予想。間違ってたらすいません）、社員の意識/働き方を大きく変えていく必要があると思います。私の会社も今大きく方向性をクラウド事業に持って行こうとしているので、反発も多いし、いろんなハレーションがあります。中には意味不明なことをし出す上の人もいて、『あいつアホだな』と思うことも少なくないですが、個人的には変革についていけない人は去るべきで、そこをいつまでも大切に守ろうとしては組織自体が潰れてしまうと考えているので、率先して新しいことにチャレンジしているつもりですし、システムを提供する側としてお客様にも意識を変えてもらうように取り組んでいます。


えーっと、何の話してんだっけ。
あ、そうそう、会社の形態が統合などにより変わっていく場合、システム統合も必ず話題に出てきますが、クラウドサービスであれば対応が柔軟にできるので、みなさん、採用しましょう、といことです。

ふるさと納税をやってみる

最近、自分のまわりで「ふるさと納税」をやる人が増えてきました。単純に税金だけ払うのが虚しい＆モノがほしい＆住んでいるところ以外への意識を少しだけ高めようと思う、との理由からまわりに引きずられてやってみることにしました。

何にも知らなかったので、ちょっとやり方について調べてみました。とても簡単でした。大きく分けてやることは以下の2つです。（私は毎年確定申告をしているので、それ前提の内容になっています。）

1. 寄付する自治体を決めて、実際に寄付する。
2. 自治体から送られてきた証明書をもとに確定申告をする。

■各自治体への寄付の仕方

このサイト（↓）から自分が寄付をしたい自治体を探して、寄付をすることができます。

http://www.furusato-tax.jp/

 

基本的には自分の住所の情報や、希望する特典、寄付金の使い道などを入力します。寄付金の支払い方法など、対象の自治体により差異があるようです。（ふるさと納税のサイトはいくつかあるようで、違いまではあんまり調べてません。）例えば上記サイトのトップページに来る石川県輪島市ではこんな感じ（↓）です。

 

■確定申告の方法

これはいつも通りの確定申告でOK。特別に何か追加で作業が発生するわけではありません。（2～3月の時期）申告書の中に寄付した金額を入力する項目があるので、そこで入力してあげればよいです。

http://www.furusato-tax.jp/kakutei_shinkoku.html

<備考> 寄付の実施時期と証明書の送付時期

寄付の期間の区切りは1月1日から12月31日になり、寄付を行った左記の期間の翌年の2～3月の確定申告で作業を行う必要があります。（寄付する時期によって、確定申告に盛り込む時期が決まるだけで、もちろん寄付自体はいつでもできます。）

http://www.furusato-tax.jp/faq.html#faq022

 

 

確定申告の際に、寄付したことを証明する書類が必要になりますが、これの送付時期についても自治体により異なるようです。

http://www.satofull.jp/static/faq.php

■その他

ふるさと納税をすると、その分、税金から控除されるわけですが、（ふるさと納税を）すればするほど、果てしなく税金が控除されるわけではなく、上限がもちろんあります。この上限は収入/保険などの控除/扶養家族の人数などによって、決まってきます。あらかじめ下記のサイトのツールを使用して自分の控除上限がいくらなのかを把握した上で、それを超えない程度に寄付するのがリーズナブルなのかなと思います。（もちろん税の控除なんて考えずに寄付をしまくる、という選択肢もアリです。）

http://www.furusato-tax.jp/example.html

 

偉そうに書いていますが、実際にまだやっていません…。これから頑張ってやってみようと思います。

 

MDM for Office 365

Office 365の標準機能にモバイルデバイス管理（MDM）があります。概要については以下のページに記載されています。

Title: Office 365 用の組み込みモバイル デバイス管理の機能
URL: https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/ms.o365.cc.devicepolicysupporteddevice.aspx


この内容について簡単にまとめると、以下のようになります。

■何ができるのか？

• Office 365に登録されていないデバイスからのアクセスに対して、『登録しなさい』という旨のメッセージを表示します。
• さらに登録した場合には、管理者が定めたポリシーをデバイスに強制適用した上で、Office 365へのアクセスを許可します。

■すべてのデバイス/アプリケーションが対象となるのか？
アクセスするモバイルデバイスのOS（Windows/iOS/Android）、また、アプリケーションによって、上記処理のできる/できないが決まっています。

ざっくりまとめると、以下のようになっています。

<サポートされるOSとアプリケーション>

• Windows Phone 8.1：ActiveSyncのみOK
• iOS 7.1 以降のバージョン：ActiveSync/Outlookを含むOffice/OneDriveアプリ
• Android 4 以降のバージョン：ActiveSync/Outlookを含むOffice/OneDriveアプリ

■導入にあたる検討事項

本機能については以下のような点がポイントとなるかと思います。

• デバイス登録作業に制限をかけることはできない。（誰でも上記のOS/アプリケーションであれば登録できてしまう）
• 上記以外の場合、制限をかけることはできず、アクセスできてしまう。（例：ブラウザでアクセスする場合には誰でも制限なくアクセスできてしまう）

■大まかな作業の流れ
①ActiveSyncやOneDriveアプリからOffice 365にアクセス

②デバイスを登録しなさいという旨のメッセージ

③Intune Portalアプリを使用してデバイスを登録

④この段階ではまだ「ポリシーに準拠していない」という旨のメッセージ

⑤しばらくするとパスワードポリシーなどのポリシーが配布

⑥各アプリケーションでOffice 365にアクセス完了

■その他（気になったこと）

• ActiveSyncで上記の設定をする場合、④の段階で、一度、手動作成したメールのプロファイルを削除しなければならない。（①で作成したプロファイルをなぜか削除しないといけない）
• OneDriveアプリ/Outlook for iOSにより上記の設定をした場合に、メール（ActiveSync）のプロファイルも最終的に（自動で）作成された。
• OneDriveに関するアプリは "OneDrive for Business" ではなく、"OneDrive" のほうを使用しなければならない。
• Officeをインストールし、起動すると初回ログイン時にOffice 365に対してライセンス認証をするような画面が表示されるものの、特にデバイス登録については関連しなそう。（つまりOfficeに対しては本機能が動いているかもわからず…。）

ブラウザベースのアクセスに関して一切、制御が効かないことから考えると、この機能は、あくまでモバイル端末にデータがダウンロードされるケース、つまりアプリケーションを使用する場合において、リスクを減らすソリューションであるということになりそうです。


そもそもブラウザのアクセスはデータもダウンロードされるわけではないし、セキュアであると考えるお客様が多いので、まあ、ケースによってはお勧めできるものかなと思いました。（『ブラウザでアクセスしてダウンロードしたらどうすんだ』というお客様については、例えばExchange OnlineであればOWAメールボックスポリシーなどの別の制限をかける方向に誘導する感じかと。）